Für Häuser mit mehreren Sälen
Kuvert führt Belegungsplan, Angebot, Function Sheet und Rechnung an einem Vorgang zusammen. Was einmal eingegeben ist, steht auf jedem Blatt, das danach entsteht — bis zur Buchungszeile beim Steuerberater.
Warum
Im Kalender, im Angebot, auf dem Zettel für die Küche und zuletzt auf der Rechnung. Jedes Mal von Hand, jedes Mal eine Gelegenheit, etwas zu vergessen — und wenn der Kunde die Kuvertzahl ändert, beginnt die Runde von vorn.
Bedienung
Im Bankettbüro wird nicht in Ruhe gearbeitet. Es wird gearbeitet, während ein Kunde in der Leitung ist und wissen will, ob der zwölfte September noch frei ist. Danach ist Kuvert gebaut.
Plan, Angebot, Function Sheet und Rechnung hängen an derselben Veranstaltung. Man wechselt nicht die Anwendung, um denselben Termin weiterzubearbeiten.
Die Kuvertzahl steht an einer Stelle. Ändert sie sich, ändern sich alle Positionen, die je Kuvert rechnen — samt Steuer und Summe.
Ein Haus ohne Steuernummer kann keine Rechnung schreiben. Das steht in der Stammdatenmaske, bevor jemand die erste Rechnung anlegt — nicht als Fehlermeldung danach.
Zwei Veranstaltungen im selben Raum zur selben Zeit lässt die Datenbank gar nicht erst zu — auch dann nicht, wenn zwei Mitarbeiter gleichzeitig buchen.
Jede Maske erklärt sich in einem Satz über dem Feld, in der Sprache des Hauses: Kuvert, Fassung, Meldefrist, Rüstzeit.
Der Weg einer Veranstaltung
Die Reihenfolge ist keine Erfindung der Software, sondern die Arbeit im Haus. Jeder Schritt übernimmt, was der vorige festgelegt hat. Gezeigt wird derselbe Fall von Anfang bis Ende: die Hochzeit Berger im Haus am Park.
01 Anmeldung
Kuvert läuft im Browser — im Bankettbüro, am Empfang, im Küchenbüro, zu Hause. Nichts wird installiert, nichts muss aktualisiert werden.
Jeder Mitarbeiter meldet sich mit der eigenen E-Mail-Adresse an. Wer welche Häuser sieht und wer Rechnungen festschreiben darf, steht am Benutzer. Die Trennung zwischen Betrieben liegt in der Datenbank selbst — nicht erst in der Oberfläche, die man umgehen könnte.
02 Der Vorgang
Jede Veranstaltung ist in Kuvert ein Vorgang: Belegung, Angebot, Function Sheet und Rechnung hängen daran. Man legt ihn einmal an — Haus, Bezeichnung, Anlass, Kunde, erwartete Kuvertzahl — und arbeitet danach immer an derselben Sache weiter.
Deshalb gibt es keinen Beleg ohne Zusammenhang. Jedes Angebot und jede Rechnung trägt die Nummer ihres Vorgangs, und von jedem Vorgang führen vier Wege weiter: zum Plan, zur Kalkulation, zum Function Sheet, zu den Rechnungen.
Vorgang HP-V-2026-0006 Angebot HP-A-2026-0002 Anzahlung HP-R-2026-0003 Rechnung HP-R-2026-0004
03 Anfrage
Der Plan zeigt alle Häuser und alle Räume nebeneinander. Die schraffierten Flächen vor und hinter einer Veranstaltung sind Auf- und Abbau: Der Raum ist belegt, auch wenn noch keine Gäste da sind.
Anfragen, die noch nicht fest sind, stehen als Option im Plan — mit Rang, wenn mehrere auf denselben Raum warten. Fest gebucht ist, was unterschrieben ist.
04 Angebot
Positionen kommen aus der Artikelliste des Hauses, mit dem Preis, der am Tag der Veranstaltung und für diese Kundenart gilt. Speisen mit 7 %, Getränke und Leistungen mit 19 % — die Aufteilung macht die Software, nicht der Mitarbeiter.
Wird ein Angebot angenommen, ist die Fassung geschlossen. Ändert der Kunde etwas, entsteht eine neue Fassung; die alte bleibt lesbar. So lässt sich später zeigen, was wann vereinbart war.
05 Durchführung
Das Function Sheet hält die Angaben, nach denen am Tag gearbeitet wird: Bestuhlung, garantierte und erwartete Kuvertzahl, Meldefrist, Besonderheiten und den Ablauf als Zeiten, nicht als Fließtext.
Weil der Ablauf als Daten gespeichert ist, lassen sich daraus Auszüge erzeugen: einer für die Küche, einer für den Service, einer für die Technik. Aus einem Blatt, ohne dass jemand etwas herausschreibt.
06 Rechnung
Die Schlussrechnung übernimmt die Positionen aus dem angenommenen Angebot und setzt geleistete Anzahlungen ab — getrennt nach Steuersatz, so wie es das Umsatzsteuerrecht verlangt. Unter der Rechnung steht, welche Anzahlung abgesetzt wurde.
Nach dem Festschreiben ist die Rechnung unveränderlich, die Nummern laufen lückenlos. Was falsch ist, wird storniert und neu geschrieben — nicht überschrieben. Das ist keine Strenge der Software, das ist die GoBD.
07 Buchhaltung
Kuvert erzeugt einen DATEV-Buchungsstapel im Format EXTF 700, wahlweise nach SKR03 oder SKR04. Enthalten sind nur festgeschriebene Rechnungen — ein Entwurf ist keine Buchung.
Vor dem Herunterladen zeigt die Vorschau, wie viele Buchungszeilen aus wie vielen Rechnungen entstehen, und nennt jeden Fall, der auffällt: etwa einen Kunden ohne eigenes Debitorenkonto, der auf dem Sammelkonto landet.
Der Arbeitstag
Neben dem Plan steht, was heute wirklich zu tun ist. Nicht als Bericht, den jemand aufrufen muss, sondern auf dem Bildschirm, der ohnehin offen ist.
Offene Posten — was fällig ist und was überfällig, mit Betrag, Kunde und Haus.
Optionen, die ablaufen — welche Anfrage in drei Tagen verfällt, wenn niemand beim Kunden nachfasst. Genau die Umsätze, die sonst still verschwinden.
Wiedervorlagen — die eigenen Notizen am Vorgang: „Endgültige Kuvertzahl bei Frau Berger abfragen", fällig heute.
Vorgänge, Angebote, Rechnungen, Kunden und Artikel haben jeweils eine eigene Liste über sämtliche Häuser — mit Suche, Filter nach Haus und Status und Summen, die man mitlesen kann.
Neu angelegt wird dort, wo man gerade ist: Über jeder Liste steht der Knopf dafür. Weil eine Rechnung immer zu einer Veranstaltung gehört, fragt Kuvert zuerst nach dem Vorgang — und bietet an, gleich einen neuen anzulegen, falls es ihn noch nicht gibt.
Ihr Haus
Häuser, Räume, Artikel und Preise, Kunden und Benutzer werden in Kuvert gepflegt — ohne Anruf beim Hersteller, ohne Wartungsfenster.
Was auf einer Rechnung stehen muss, steht in der Stammdatenmaske: Firmierung, Steuernummer oder USt-IdNr., Registergericht, Geschäftsführung, Bankverbindung. Solange etwas fehlt, sagt die Maske es — und das Haus kann keine Rechnung schreiben.
Preise gelten ab einem Datum und je Kundenart. Eine Preiserhöhung zum Jahreswechsel wird vorher eingetragen und wirkt nur auf Angebote ab diesem Tag. Bereits angenommene Angebote bleiben, wie sie sind.
Fünf Farbwelten, für jeden Benutzer einzeln einstellbar und auf allen seinen Rechnern gleich. Dazu hell, dunkel oder so, wie der Rechner es abends ohnehin umschaltet.
Eines bleibt in jeder Farbwelt gleich: Grün heißt fest gebucht, Bernstein heißt Option, Rot heißt Sperre. Eine Bedeutung darf nicht die Farbe wechseln, nur weil jemand die Oberfläche umstellt. Alle Farbkombinationen sind auf Lesbarkeit nach WCAG AA gerechnet, nicht nach Augenmaß gewählt.
Stand
Diese Präsentation zeigt den laufenden Stand, nicht eine Absicht. Ebenso ehrlich gehört dazu, was noch nicht gebaut ist.
Ein Produkt von
IT-Systemhaus in Köln · seit 1992
Kuvert entsteht dort, wo auch der Server steht: Wir entwickeln die Software und betreiben sie. Eine Vorführung dauert eine halbe Stunde und kostet nichts.