Mailoplex Server · Groupware für Unternehmen
Arbeiten wie mit Exchange.
Betrieben aus Köln.
E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben für Ihr ganzes Team. Outlook und Smartphones verbinden sich wie gewohnt, ohne Microsoft-Serverlizenz und ohne Umgewöhnung. Einrichtung, Betrieb und Support übernimmt INFONET Computer GmbH.
Warum jetzt
Exchange 2016 und 2019 bekommen keine Sicherheitsupdates mehr
Microsoft hat den Support für Exchange Server 2016 und 2019 am 14. Oktober 2025 beendet. Das kostenpflichtige Programm für verlängerte Sicherheitsupdates lief am 14. April 2026 aus. Ein Exchange-Server im Haus ist aus dem Internet erreichbar – ohne Updates ist er ein bevorzugtes Angriffsziel.
Exchange Server 2016 und 2019: keine regulären Updates mehr
Auch die verlängerten Sicherheitsupdates (ESU) sind ausgelaufen
Outlook bleibt, der Server zieht nach Deutschland, den Betrieb übernehmen wir
Was bleibt
- Outlook für Windows und Mac und die Mail-Apps der Smartphones
- Ihre Domain und alle E-Mail-Adressen
- Teampostfächer, gemeinsame Kalender und Freigaben
- Ihre E-Mails, Kalender und Kontakte – wir ziehen sie um
Was entfällt
- Der eigene Exchange-Server mit Updates, Zertifikaten und Sicherung – das übernehmen wir
- Die Exchange-Serverlizenz oder das Microsoft-365-Postfach
- Die Abhängigkeit von einem amerikanischen Cloud-Anbieter
Für Outlook selbst brauchen Sie weiterhin eine Lizenz, zum Beispiel aus Microsoft 365 Apps oder Office.
Funktionen
Alles, wofür Sie bisher Exchange brauchten
Mailoplex Server ersetzt den eigenen Exchange-Server oder das Microsoft-365-Postfach. Ihre Mitarbeitenden arbeiten mit denselben Programmen weiter.
Alle Funktionen im DetailOutlook ohne Umstellung
Outlook für Windows und Mac verbindet sich direkt, mit Ordnern, Regeln, Abwesenheitsnotiz und Suche. Kein Zusatzprogramm nötig.
Mailoplex Web
Die Webmail im Browser ist aufgebaut wie Outlook im Web. Alle Schaltflächen sind beschriftet, Anhänge stehen oben über der Nachricht.
Gemeinsame Kalender
Termine planen, Besprechungsräume buchen und Verfügbarkeiten der Kollegen sehen. Einladungen funktionieren auch mit externen Partnern.
Freigegebene Postfächer
info@, buchhaltung@ oder vertrieb@ für mehrere Personen. Mit Rechten pro Person und „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“.
Smartphone und Tablet
iPhone und Android synchronisieren E-Mail, Kalender und Kontakte über ActiveSync. Bei Verlust lässt sich das Gerät aus der Ferne löschen.
Verwaltungskonsole
Benutzer, Domains, Verteiler und Speicherplatz verwalten Sie selbst im Kundenportal. Oder Sie überlassen es uns.
Rundgang
So arbeitet Ihr Team mit Mailoplex Web
Echte Ansichten aus Mailoplex Web und der Verwaltung. Wählen Sie einen Bereich.
- Freigegebene Postfächer direkt in der Ordnerliste
- Menüband mit beschrifteten Schaltflächen
- Kategorien, Kennzeichnen, Anheften
- Speicherbelegung immer sichtbar
- Tag, Arbeitswoche, Woche, Monat
- Kalender von Kollegen und Teampostfächern einblenden
- Kalender mit einem Klick freigeben
- Verfügbarkeit aller Teilnehmer als Zeitleiste
- Erinnerung, Serientermine, privat markieren
- Zu- und Absagen verfolgen
- Postfächer und Domains anlegen
- DNS-Prüfung für SPF, DKIM und DMARC
- Zertifikate und Systemzustand im Blick
Für den Betriebsalltag
Die Kleinigkeiten, die im Büro den Unterschied machen
Abwesenheitsnotiz mit Zeitraum
Getrennte Antworten für Kollegen und für Kunden. Mit Start- und Enddatum, damit niemand vergisst, sie wieder auszuschalten.
Signaturen für neue Mails und Antworten
Mehrere Signaturen pro Person, getrennt für neue Nachrichten und für Antworten. Zentrale Firmensignaturen folgen mit dem Modul Signum.
Kalender gezielt freigeben
Sie legen fest, wer nur „beschäftigt“ sieht, wer Details lesen und wer Termine eintragen darf. Ideal für Sekretariat und Teamleitung.
Anhänge oben, Tracking blockiert
Angebote und Pläne stehen über dem Text und lassen sich einzeln oder alle auf einmal laden. Externe Bilder bleiben blockiert, bis Sie sie freigeben.
Mobiler Zugriff
Unterwegs auf der Baustelle, beim Kunden, im Homeoffice
Mailoplex Web passt sich jedem Bildschirm an. Im Browser auf dem Smartphone lesen und beantworten Sie E-Mails und sehen Ihre Termine, ohne App. Wer lieber die eingebaute Mail-App von iPhone oder Android nutzt, verbindet sie über ActiveSync.
Im Browser ohne InstallationEinfach mail.mailoplex.com öffnen und anmelden.
Mit der Mail-App des HandysE-Mail, Kalender und Kontakte synchronisieren automatisch.
Gerät verloren?Die Daten auf dem Handy lassen sich aus der Ferne löschen.
Outlook & Geräte
Ihre Programme bleiben, nur der Server wechselt
Mailoplex spricht dieselben Protokolle wie Exchange. Deshalb funktionieren die Programme, die Ihr Team heute nutzt, auch morgen.
Einrichtung Schritt für Schritt| Programm / Gerät | Verbindung | Was synchronisiert wird |
|---|---|---|
| Outlook für Windows | MAPI/HTTP | E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen |
| Outlook für Mac | EWS | E-Mail, Kalender, Kontakte |
| iPhone, iPad, Android | ActiveSync | E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben |
| Mailoplex Web (Browser) | HTTPS | Alles, ohne Installation |
| Thunderbird, Apple Mail | IMAP · CalDAV · CardDAV | E-Mail, Kalender, Kontakte |
Serverstandort DeutschlandBetrieb auf Servern in deutschen Rechenzentren. Ansprechpartner und Vertrag in Köln.
Verschlüsselte ÜbertragungAlle Verbindungen laufen über TLS, zwischen Geräten und Server ebenso wie zu anderen Mailservern.
SPF, DKIM und DMARCIhre Domains werden sauber eingerichtet, damit Ihre E-Mails ankommen und niemand in Ihrem Namen senden kann.
Auftragsverarbeitung nach DSGVOSie erhalten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Received: from mail.mailoplex.com by mailoplex.com with ESMTPS (TLS1.3 TLS_AES_256_GCM_SHA384) DKIM-Signature: v=1; a=rsa-sha256; d=ihre-firma.de; s=orv1; Authentication-Results: mailoplex.com; spf=pass smtp.mailfrom=ihre-firma.de; dkim=pass header.d=ihre-firma.de; dmarc=pass (p=quarantine) X-Mailoplex-Spam: score=0.4 / ok
Datensicherung
Jede Nacht gesichert, ein Jahr lang aufbewahrt
Alle Postfächer, Kalender und Einstellungen werden täglich gesichert. Die Sicherung ist verschlüsselt und liegt getrennt vom Mailserver.
Stände der letzten sieben Tage
Stände der letzten vier Wochen
Stände der letzten zwölf Monate
- Verschlüsselt mit AES-256, bevor die Daten den Server verlassen
- Getrennter Speicherort, damit ein Serverausfall die Sicherung nicht trifft
- Wiederherstellung eines kompletten Postfachs regelmäßig getestet
- Einzelne gelöschte Mails holen Sie meist selbst aus „Gelöschte Elemente“ zurück
Zusatzmodule
Erweitern, wenn Sie es brauchen
Der Grundserver deckt E-Mail und Groupware ab. Diese Module ergänzen ihn.
Zusatzmodule im ÜberblickEinheitliche Firmensignaturen für alle Mitarbeitenden, zentral gepflegt und automatisch angehängt, egal von welchem Gerät gesendet wird.
Revisionssichere Ablage aller ein- und ausgehenden E-Mails für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, mit Volltextsuche.
Mehrstufige Filterung vor dem Postfach. Verdächtige Nachrichten landen in einer Quarantäne, die Sie selbst einsehen können.
Anhänge und Links werden vor der Zustellung auf Schadsoftware geprüft. Gefundenes wird blockiert und gemeldet.
Umzug
Von Exchange oder Microsoft 365 zu Mailoplex
Wir übernehmen den Umzug Ihrer Postfächer. Ihr Team arbeitet währenddessen normal weiter.
So läuft der Umzug abBestandsaufnahme
Wir erfassen Postfächer, freigegebene Postfächer, Verteiler und Domains.
Testpostfach
Sie prüfen Mailoplex mit eigenem Outlook und Smartphone, bevor etwas umgestellt wird.
Daten übernehmen
E-Mails, Kalender und Kontakte werden kopiert. Ihr altes System bleibt bis zum Schluss aktiv.
Umschalten
Wir stellen die DNS-Einträge um und richten die Geräte ein. Danach ist Mailoplex Ihr Mailserver.
Für wen ist Mailoplex gedacht?
Für kleine und mittlere Betriebe, die mit Outlook arbeiten und gemeinsame Kalender und Teampostfächer brauchen, aber keinen eigenen Exchange-Server betreiben und nicht in die Microsoft-Cloud wollen.
Brauche ich noch eine Microsoft-Lizenz?
Für Outlook selbst ja, zum Beispiel aus Microsoft 365 Apps oder Office. Eine Exchange-Lizenz oder ein Microsoft-365-Postfach brauchen Sie nicht mehr.
Funktioniert das neue Outlook für Windows?
Derzeit nein. Microsoft unterstützt im neuen Outlook keine Exchange-Server außerhalb von Microsoft 365. Das klassische Outlook funktioniert vollständig und ist weiterhin erhältlich.
Kann ich meine E-Mail-Adressen behalten?
Ja. Ihre Domain und alle Adressen bleiben gleich. Es ändern sich nur die DNS-Einträge, die auf den Mailserver zeigen.
Was passiert mit meinen alten E-Mails?
Wir übernehmen E-Mails, Ordner, Kalender und Kontakte aus Exchange oder Microsoft 365. Ihr altes System läuft bis zur Umstellung weiter.
Wo stehen die Server?
Im Rechenzentrum in Nürnberg, die Datensicherung ebenfalls in Deutschland. Vertragspartner ist die INFONET Computer GmbH in Köln.
Wie oft werden meine Daten gesichert?
Jede Nacht, verschlüsselt und an einem getrennten Ort. Wir bewahren tägliche Stände für eine Woche, wöchentliche für einen Monat und monatliche für ein Jahr auf.
Was kostet Mailoplex?
Der Preis richtet sich nach der Zahl der Postfächer und den gebuchten Modulen. Fragen Sie ein Angebot an, wir melden uns mit einem konkreten Preis.
Kontakt
Testen Sie Mailoplex mit Ihrem eigenen Outlook.
Wir richten Ihnen ein Testpostfach ein und besprechen Preise für Ihre Anzahl an Postfächern. Rufen Sie an oder schreiben Sie uns.
Robert-Perthel-Str. 72, 50739 Köln