Ratgeber · IT-Betreuung
Wer im Netz nach den Kosten für IT-Betreuung sucht, findet Zahlen zwischen 30 und 220 Euro pro Arbeitsplatz und Monat. Das ist ein Faktor von mehr als sechs – und keine dieser Zahlen ist falsch. Sie beschreiben nur nicht dasselbe.
Kein Geschäftsführer kann mit einer Spanne von 30 bis 220 Euro planen. Der Grund für die Spreizung ist aber kein Preiswucher, sondern eine Vermischung: In den Angeboten stecken drei verschiedene Dinge unter demselben Namen.
Wir nennen auf dieser Seite bewusst keinen eigenen Preis. Ein Preis ohne Kenntnis Ihrer Umgebung wäre geraten, und geratene Preise werden entweder im Nachhinein korrigiert oder von Anfang an mit einem Sicherheitsaufschlag versehen. Beides hilft Ihnen nicht. Was wir stattdessen tun: erklären, woraus sich der Preis zusammensetzt – damit Sie jedes Angebot einordnen können, auch das eines Wettbewerbers.
Damit ist der größte Teil der Spreizung erklärt. Der Rest sind sechs Faktoren, die den tatsächlichen Aufwand bestimmen.
Der eigentliche Kern
In dieser Reihenfolge wirken sie sich in der Praxis aus – der erste Punkt macht regelmäßig mehr aus als alle anderen zusammen.
Zwölf Arbeitsplätze und ein Server sind überschaubar. Zwölf Arbeitsplätze, drei virtualisierte Server, eine Warenwirtschaft mit Datenbank, zwei Standorte über VPN und eine Fachanwendung von 2014, deren Hersteller es nicht mehr gibt: dieselbe Zahl an Arbeitsplätzen, ein Vielfaches an Aufwand.
Nur die Arbeitsplätze – oder auch Server, Netzwerk, Firewall, Datensicherung, Telefonanlage und die Abstimmung mit den Herstellern Ihrer Fachanwendungen? Jeder Baustein ist einzeln buchbar, und jeder verändert den Preis.
Vier Stunden während der Geschäftszeiten sind etwas anderes als eine Stunde, und beides ist etwas anderes als Erreichbarkeit am Wochenende. Kurze Zeiten bedeuten Bereitschaft – und Bereitschaft kostet, ob sie in Anspruch genommen wird oder nicht.
Etwa vier Fünftel aller Störungen lassen sich per Fernwartung lösen, schneller als jemand anfahren könnte. Der Rest nicht: defekte Hardware, Netzwerkprobleme, ein Server, der nicht mehr startet, neue Arbeitsplätze.
Monitoring einrichten, dokumentieren, ein Backup-Konzept entwerfen, die Firewall regelmäßig prüfen: Dieser Aufwand fällt weitgehend unabhängig davon an, ob zehn oder fünfzig Menschen im Betrieb arbeiten.
Eine Steuerkanzlei, eine Praxis oder ein Zulieferer, der über seine Auftraggeber mittelbar unter NIS-2 fällt, braucht mehr als ein Handwerksbetrieb mit acht Arbeitsplätzen: getrennte Berechtigungen, nachvollziehbare Zugriffe, dokumentierte Wiederherstellungstests.
Vier Positionen, nach denen Sie in jedem Angebot ausdrücklich fragen sollten – sie erklären einen großen Teil des Preisunterschieds zwischen zwei scheinbar gleichen Angeboten.
Werkzeug
Gehen Sie die Liste für jedes vorliegende Angebot einmal durch. Die Antworten sagen mehr über ein Angebot aus als der Endbetrag. Zum Ausfüllen am Bildschirm oder zum Ausdrucken.
Ihre Eingaben bleiben in diesem Browserfenster. Es wird nichts gespeichert, nichts übertragen und kein fremder Server angesprochen.
1 Wird je Arbeitsplatz, je Benutzer oder je Gerät abgerechnet?
Bei Schichtbetrieb oder geteilten Rechnern entscheidet das über den Gesamtpreis.
2 Werden Server gesondert berechnet – und wie?
Serveraufwand hängt nicht an der Zahl der Beschäftigten. Fast alle rechnen ihn getrennt ab.
3 Sind Lizenzen enthalten oder kommen sie hinzu?
Der häufigste Grund, warum zwei Angebote unvergleichbar wirken.
4 Ist Speicherplatz für die Datensicherung enthalten?
Besonders bei der zweiten Kopie an einem anderen Ort.
5 Sind Vor-Ort-Einsätze enthalten oder werden sie nach Stunden berechnet?
Beides ist vertretbar. Nicht vertretbar ist, es erst auf der ersten Rechnung zu erfahren.
6 Welche Reaktionszeit wird zugesichert – und ab wann läuft sie?
Ab Meldung, ab Kenntnisnahme oder ab Beginn der Geschäftszeit? Das sind sehr verschiedene Zusagen.
7 Gilt die Reaktionszeit auch außerhalb der Geschäftszeiten?
Wenn nicht: Was passiert bei einem Serverausfall am Freitagabend?
8 Wer haftet, wenn eine Datensicherung im Ernstfall nicht funktioniert?
Die unangenehmste Frage – und die, bei der sich Angebote am deutlichsten unterscheiden.
9 Wird die Wiederherstellung regelmäßig getestet, und bekomme ich einen Nachweis?
Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung, kein Backup.
10 Was kostet ein Projekt, das über den laufenden Betrieb hinausgeht?
Stundensatz, Projektpauschale oder freies Ermessen?
11 Wie lange bindet mich der Vertrag, und mit welcher Frist kann ich kündigen?
Lange Mindestlaufzeiten sind ein Hinweis darauf, wie ein Anbieter Kunden halten möchte.
12 Was passiert bei einer Kündigung mit Dokumentation, Zugangsdaten und Lizenzen?
Die wichtigste Frage der Liste. Passwörter, Lizenzen und Dokumentation gehören Ihnen, nicht Ihrem Dienstleister. Wer hier ausweichend antwortet, sagt Ihnen damit schon alles.
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Der ehrliche Vergleich lautet nicht „Betreuung gegen null“. Er lautet: Betreuung gegen die Alternative – und die hat ebenfalls einen Preis.
Eine eigene IT-Stelle kostet das Bruttogehalt plus rund ein Fünftel Arbeitgeberanteil an den Sozialabgaben, dazu Arbeitsplatz, Weiterbildung, Werkzeuge und Lizenzen für Monitoring und Fernwartung. Hinzu kommt, was in keiner Gehaltstabelle steht: Urlaub, Krankheit, Kündigung – und das Wissen, das dann mitgeht. Eine Person kann außerdem nicht gleichzeitig Firewall, Datenbank, Telefonanlage und Microsoft 365 beherrschen.
Ab etwa fünfzig bis sechzig Arbeitsplätzen rechnet sich eine eigene Stelle in vielen Fällen. Darunter selten. Das sagen wir auch dann, wenn es gegen uns spricht – die ausführliche Gegenüberstellung von eigener IT-Kraft, Freiberufler und Systemhaus steht auf unserer Startseite.
Häufige Fragen
Dipl.-Ing. Mohamed Khater
Dipl.-Ing. Mohamed Khater hat die INFONET Computer GmbH 1992 in Köln gegründet und führt sie bis heute als Inhaber. Er arbeitet weiterhin selbst an der Technik, statt sie nur zu verwalten – die Einschätzungen in diesem Beitrag stammen aus 34 Jahren Angeboten, Übernahmen und Bestandsaufnahmen im rheinischen Mittelstand.
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