Microsoft 365 · Exchange Online · Teams
Lizenzen kaufen kann jeder. Der Unterschied liegt darin, ob Postfächer, Dateiablage, Teams und Berechtigungen zu Ihren Abläufen passen – und ob Ihre Daten auch dann noch da sind, wenn jemand versehentlich löscht.
Der übliche Stand
In den meisten Betrieben, die wir übernehmen, läuft Microsoft 365 bereits. Die Postfächer funktionieren, Teams ist installiert, irgendwo liegen Dateien in der Cloud. Was fehlt, ist die Ordnung dahinter: Wer darf auf welche Ablage? Was passiert mit dem Postfach eines ausgeschiedenen Kollegen? Warum zahlen wir zwölf Lizenzen für neun Mitarbeiter?
Dazu kommt eine Annahme, die teuer werden kann: dass Microsoft die Daten für Sie sichert. Das tut Microsoft nicht. Der Anbieter garantiert die Verfügbarkeit des Dienstes, nicht die Wiederherstellung Ihrer Inhalte. Wird ein Postfach gelöscht, eine Datei überschrieben oder ein Konto übernommen, sind die Daten nach Ablauf kurzer Fristen weg.
Wir bringen beides in Ordnung: die Einrichtung, die zu Ihrer Arbeitsweise passt – und eine Sicherung, die unabhängig von Microsoft funktioniert.
Leistungen
Wechsel vom eigenen Exchange-Server, von einzelnen POP3-Postfächern oder von einem anderen Anbieter. Wir übernehmen E-Mails, Kalender, Kontakte, Verteiler und gemeinsame Postfächer.
Postfächer, gemeinsame Postfächer für Info- und Buchhaltungsadressen, Verteilerlisten, einheitliche Signaturen, Abwesenheiten und Archivierung.
Teams und Kanäle mit einer Struktur, die auch in zwei Jahren noch verständlich ist. Dateiablage mit klaren Zuständigkeiten statt fünf Kopien derselben Datei.
Eintritt, Wechsel und Austritt als fester Ablauf: Konto anlegen, Rechte vergeben, Geräte einrichten – und beim Austritt zuverlässig wieder entziehen.
Mehr-Faktor-Anmeldung, Schutz vor Phishing und schädlichen Anhängen, Regeln gegen heimliche Weiterleitungen nach außen und Nachvollziehbarkeit ungewöhnlicher Anmeldungen.
Eine Sicherung, die unabhängig vom Microsoft-Konto liegt: Postfächer, Dateien und Teams-Inhalte, mit festgelegter Aufbewahrung und regelmäßig geprüfter Wiederherstellung.
So läuft ein Umstieg
Der häufigste Fehler beim Umstieg ist Eile. Wir nehmen uns die Zeit für die Bestandsaufnahme – die Umschaltung selbst dauert dann meist nur eine Nacht.
Welche Postfächer, welche Größen, welche Verteiler, welche Freigaben, welche Geräte? Wir schauen uns an, was tatsächlich vorhanden ist – nicht, was dokumentiert wurde.
Struktur für Teams und Ablage, Berechtigungskonzept, Lizenzbedarf und ein Umschalttermin, der Ihren Betrieb nicht trifft. Sie bekommen das schriftlich, bevor irgendetwas passiert.
Die Daten wandern im Hintergrund, während Sie normal weiterarbeiten. Umgeschaltet wird abends oder am Wochenende. Am nächsten Morgen sind wir erreichbar.
Kurze Einweisung für Ihr Team, danach laufender Betrieb: Benutzerverwaltung, Lizenzprüfung, Sicherung und Ansprechpartner bei Fragen.
Warum INFONET
Microsoft 365 hängt an Ihrem Internetzugang, Ihrer Firewall, Ihren Endgeräten und Ihrer Telefonanlage. Wer nur die Cloud betreut, sieht die Hälfte nicht.
Häufige Fragen
Nein – jedenfalls nicht in dem Sinne, den die meisten annehmen. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst verfügbar ist und die Rechenzentren nicht ausfallen. Für den Inhalt Ihrer Postfächer und Dateien sind Sie verantwortlich.
Gelöschte Elemente liegen nur begrenzte Zeit im Papierkorb, danach sind sie weg. Bei einem übernommenen Konto oder einem Verschlüsselungsangriff, der über ein synchronisiertes Laufwerk läuft, hilft das nicht. Deshalb richten wir grundsätzlich eine zusätzliche, unabhängige Sicherung ein.
Die Vorbereitung dauert je nach Größe ein bis drei Wochen, die eigentliche Umschaltung eine Nacht. Die Postfächer werden vorher im Hintergrund kopiert, während Sie normal weiterarbeiten – umgestellt wird erst am Ende.
Am Morgen nach der Umschaltung sind wir erreichbar oder vor Ort, weil dann die typischen Kleinigkeiten auftauchen: eine Signatur, ein Handy, ein Drucker, der noch über den alten Server versendet hat.
Ja. Ihre Domain und alle Adressen bleiben unverändert – für Ihre Kunden ändert sich nichts. Auch die alten E-Mails, Kalender und Kontakte kommen mit, ebenso Verteilerlisten und gemeinsame Postfächer.
Nein. Viele unserer Kunden fahren einen gemischten Betrieb: E-Mail und Zusammenarbeit in Microsoft 365, Warenwirtschaft oder Konstruktionsdaten weiterhin auf einem Server im Haus. Das ist oft die wirtschaftlichste Lösung – vor allem, wenn große Datenmengen im Spiel sind oder eine Fachanwendung es verlangt.
Wir prüfen für jeden Bereich einzeln, was sinnvoll ist, und betreiben anschließend beides.
Das regeln wir mit Ihnen einmal grundsätzlich, statt es jedes Mal neu zu entscheiden: Zugang sperren, Postfach in ein gemeinsames Postfach umwandeln oder an eine Nachfolgerin übergeben, Weiterleitung für eine Übergangszeit, danach Archivierung nach Ihrer Aufbewahrungsfrist – und die Lizenz wird frei.
Das spart Lizenzkosten und verhindert, dass ein aktives Konto mit bekanntem Passwort im System bleibt.
In den meisten Fällen ja. Der Vergleich lautet nicht „Lizenzkosten gegen null“, sondern „Lizenzkosten gegen einen eigenen Mailserver samt Strom, Wartung, Sicherung und Ersatzbeschaffung“. Ab etwa fünf bis zehn Arbeitsplätzen fällt der Vergleich fast immer zugunsten von Microsoft 365 aus.
Wir rechnen das mit Ihren tatsächlichen Zahlen durch, bevor Sie sich entscheiden.
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