Microsoft 365 aus Köln – eingerichtet, betreut und gesichert

Nein – jedenfalls nicht in dem Sinne, den die meisten annehmen. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst verfügbar ist und die Rechenzentren nicht ausfallen. Für den Inhalt Ihrer Postfächer und Dateien sind Sie verantwortlich.

Gelöschte Elemente liegen nur begrenzte Zeit im Papierkorb, danach sind sie weg. Bei einem übernommenen Konto oder einem Verschlüsselungsangriff, der über ein synchronisiertes Laufwerk läuft, hilft das nicht. Deshalb richten wir grundsätzlich eine zusätzliche, unabhängige Sicherung ein.

Die Vorbereitung dauert je nach Größe ein bis drei Wochen, die eigentliche Umschaltung eine Nacht. Die Postfächer werden vorher im Hintergrund kopiert, während Sie normal weiterarbeiten – umgestellt wird erst am Ende.

Am Morgen nach der Umschaltung sind wir erreichbar oder vor Ort, weil dann die typischen Kleinigkeiten auftauchen: eine Signatur, ein Handy, ein Drucker, der noch über den alten Server versendet hat.

Ja. Ihre Domain und alle Adressen bleiben unverändert – für Ihre Kunden ändert sich nichts. Auch die alten E-Mails, Kalender und Kontakte kommen mit, ebenso Verteilerlisten und gemeinsame Postfächer.

Nein. Viele unserer Kunden fahren einen gemischten Betrieb: E-Mail und Zusammenarbeit in Microsoft 365, Warenwirtschaft oder Konstruktionsdaten weiterhin auf einem Server im Haus. Das ist oft die wirtschaftlichste Lösung – vor allem, wenn große Datenmengen im Spiel sind oder eine Fachanwendung es verlangt.

Wir prüfen für jeden Bereich einzeln, was sinnvoll ist, und betreiben anschließend beides.

Das regeln wir mit Ihnen einmal grundsätzlich, statt es jedes Mal neu zu entscheiden: Zugang sperren, Postfach in ein gemeinsames Postfach umwandeln oder an eine Nachfolgerin übergeben, Weiterleitung für eine Übergangszeit, danach Archivierung nach Ihrer Aufbewahrungsfrist – und die Lizenz wird frei.

Das spart Lizenzkosten und verhindert, dass ein aktives Konto mit bekanntem Passwort im System bleibt.

In den meisten Fällen ja. Der Vergleich lautet nicht „Lizenzkosten gegen null“, sondern „Lizenzkosten gegen einen eigenen Mailserver samt Strom, Wartung, Sicherung und Ersatzbeschaffung“. Ab etwa fünf bis zehn Arbeitsplätzen fällt der Vergleich fast immer zugunsten von Microsoft 365 aus.

Wir rechnen das mit Ihren tatsächlichen Zahlen durch, bevor Sie sich entscheiden.

Microsoft rechnet je Benutzer und Monat ab, gestaffelt nach Paket. Die Business-Pakete richten sich an Unternehmen bis 300 Benutzer, darüber gelten die Enterprise-Pakete. Zwischen dem kleinsten und dem größten Paket liegt ein Vielfaches – entscheidend ist, welche Bestandteile Sie tatsächlich brauchen.

Die verbindlichen Preise stehen bei Microsoft und ändern sich regelmäßig; wir nennen sie hier bewusst nicht, weil eine veraltete Zahl schlimmer wäre als keine. Was wir tun: mit Ihnen durchgehen, welche Ausstattung welcher Mitarbeitende wirklich braucht.

Denn genau dort liegt das Geld. In fast jeder Umgebung, die wir übernehmen, finden wir Benutzer mit einem großen Paket, die nur E-Mail und Office nutzen – und Konten von Personen, die längst nicht mehr im Haus sind.

Teams ist in den meisten Microsoft-365-Paketen für Unternehmen bereits enthalten – es lohnt sich also selten, es einzeln zu lizenzieren. Zusatzkosten entstehen erst bei Telefonie über Teams, bei größeren Webinaren und bei erweiterten Verwaltungsfunktionen.

Wenn Sie Teams für Telefonie einsetzen möchten, vergleichen Sie das bitte mit einer eigenen Telefonanlage. Beides funktioniert; welcher Weg günstiger ist, hängt an der Zahl der Nebenstellen und daran, was Sie an Warteschlangen und Anbindungen brauchen.

Copilot wird je Benutzer zusätzlich lizenziert und ist damit ein spürbarer Aufschlag auf die Grundausstattung. Die ehrliche Antwort: Es lohnt sich für Menschen, die viel schreiben, viele Besprechungen haben oder regelmäßig große Dokumente auswerten – für alle anderen nicht.

Unsere Empfehlung ist deshalb, nicht das ganze Haus auszustatten, sondern fünf bis zehn Personen für drei Monate. Danach wissen Sie, ob sich der Aufschlag rechnet, statt es zu vermuten.

Voraussetzung ist außerdem eine geordnete Dateiablage: Copilot durchsucht das, worauf ein Benutzer zugreifen darf. Wo Berechtigungen zu weit gefasst sind, fördert das Dinge zutage, die niemand sehen sollte.

Mit einiger Wahrscheinlichkeit ja – das ist der häufigste Befund bei einer Übernahme. Drei Ursachen: aktive Lizenzen für ausgeschiedene Mitarbeitende, zu große Pakete für Personen mit einfachem Bedarf, und Zusatzdienste, die einmal getestet und nie gekündigt wurden.

Eine Bestandsaufnahme dauert bei üblicher Größe wenige Stunden. Sie bekommen eine Liste, wer welches Paket hat und wann sich derjenige zuletzt angemeldet hat.