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Aus eigener Entwicklung

Aliefa – die Vereinssoftware für den Tierschutz

Tierschutzarbeit verteilt sich in den meisten Vereinen auf Tabellen, Formulare und private Postfächer: die Tierliste hier, die Bewerbungen dort, die Vorkontrolle in einem Chat, die Spendenquittung in einem Word-Dokument. Aliefa führt das zusammen – von der Aufnahme eines Tieres bis zur Nachkontrolle beim neuen Zuhause.

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Entwickelt in Köln Läuft im Browser, auf Wunsch auf Ihrem eigenen Server Mehrere Vereine getrennt in einem System

Der Arbeitstag

Alles, was heute ansteht, auf einer Seite

Wie viele Tiere im Bestand sind, welche Pflegestellen belegt sind, welche Bewerbung wartet, welche Impfung überfällig ist – ohne dass jemand fünf Listen abgleichen muss.

Übersichtsseite von Aliefa: Kennzahlen zu Tierbestand, Vermittlung, Pflegestellen und offenen Aufgaben, darunter aktuelle Tiere mit Foto und eine Liste der heute anstehenden Termine.

Im Überblick

Siebzehn Bereiche, ein Datenbestand

Jeder Bereich greift auf dieselben Daten zu. Eine Tierarztrechnung, die in der Medizin erfasst wird, steht in der Kostenübersicht des Tieres und in der Vereinsbuchhaltung – ohne sie zweimal einzutippen.

Tierakte

Stammdaten, Kennzeichnung und Herkunft, Gesundheitsakte, Dokumente, Kosten, Pflegestelle, Vermittlungsstand und eine chronologische Historie – alles zu einem Tier an einer Stelle, mit Tiernummer.

Vermittlung

Vom Erstkontakt bis zur Nachkontrolle: Bewerbung, Selbstauskunft, Telefoninterview, Kennenlernen, Vorkontrolle, Vertrag und Übergabe. Rückgaben und Neuvermittlungen sind vorgesehen, nicht angehängt.

Pflegestellen

Wer hat Platz, für welche Tierart, mit welchen Einschränkungen. Belegung und freie Plätze sind sichtbar, Zuordnungen werden dokumentiert.

Medizin

Behandlungen, Impfungen und Untersuchungen je Tier, mit Wiedervorlagen für das, was ansteht, und einem Verzeichnis der Tierärzte und Kliniken.

Transporte

Route, beteiligte Tiere, Unterlagen und Status von der Vorbereitung bis zur Ankunft. Das Transportmanifest lässt sich drucken.

Patenschaften und Spenden

Laufende Patenschaften mit Zahlungen, freie Spenden, Pausieren und Reaktivieren, Zuwendungsbestätigung.

Mitglieder

Stammdaten, Beitrag, SEPA-Mandat, Beitragsbuchungen, Mahnstufen und Kündigungen. Offene Forderungen stehen im Blick.

Finanzen

Einnahmen und Ausgaben nach Kategorie, offene Posten, Auswertung und CSV-Export. Ein Kontoauszug lässt sich einlesen; das System schlägt die Zuordnung vor und erkennt Dubletten.

Website und Schnittstelle

Tierprofile für die Vereinswebsite pflegen und veröffentlichen. Der Vermittlungsstatus wandert automatisch mit. Für die Anbindung an WordPress oder eine andere Website stehen REST-Endpunkte bereit.

Der rote Faden

Eine Vermittlung hat viele Schritte – und keiner darf verloren gehen

Genau hier gehen im Alltag Dinge unter: Eine Selbstauskunft ist unvollständig, eine Vorkontrolle wurde nie terminiert, eine Nachkontrolle nach dreißig Tagen fällt aus. Aliefa führt jede Bewerbung durch dieselben Stufen und zeigt jederzeit, wo sie steht.

  1. Anfrage und Prüfung

    Die Bewerbung kommt herein und wird einem Tier zugeordnet. Die Selbstauskunft wird ausgefüllt; was fehlt, bleibt sichtbar offen.

  2. Kennenlernen

    Telefoninterview und persönliches Kennenlernen werden dokumentiert – mit dem, was besprochen wurde, nicht nur mit einem Häkchen.

  3. Vorkontrolle

    Termin, Ergebnis und Aufnahmen der Wohnsituation. Danach die Entscheidung: Auswahl und Reservierung oder Absage mit Grund.

  4. Vertrag und Übergabe

    Schutzvertrag, Schutzgebühr, Übergabe – falls nötig zusammen mit einem Transport.

  5. Nachkontrolle

    Nach der vereinbarten Frist wird nachgeschaut. Bleibt sie aus, steht sie als offener Punkt in der Übersicht.

Vermittlungen

Jede Bewerbung sichtbar in ihrer Stufe

Vermittlungsansicht von Aliefa: die Bewerbungen liegen als Karten in Spalten für Neue Anfrage, Prüfung, Telefoninterview, Kennenlernen, Vorkontrolle, Vertrag, Übergabe und Nachkontrolle, darunter eine Interessentenliste.

Assistenz ohne fremde Dienste

Ein Vorschlag, der sich erklären lässt

Aliefa bewertet, wie gut ein Bewerber zu einem Tier passt, und schlägt Pflegestellen vor. Das Besondere daran ist, wie es zustande kommt: regelbasiert aus den eigenen Daten, ohne externen KI-Dienst. Es wird nichts an einen Anbieter übertragen, es wird kein Zugang zu einem Sprachmodell benötigt, und es entstehen dafür keine laufenden Kosten.

Der Vorschlag wird aufgeschlüsselt: Tiererfahrung, geklärte Urlaubsbetreuung, Kinder im Haushalt – jeder Punkt mit seinem Beitrag zum Ergebnis. Wer die Entscheidung später begründen muss, kann das. In der Anwendung steht dazu ausdrücklich: nur Entscheidungshilfe, keine automatische Annahme oder Ablehnung.

Das passt zu unserer Haltung an anderer Stelle: Wir bauen KI-Anwendungen, die im eigenen Haus laufen. Wo eine Regel genügt, braucht es kein Modell.

Matching-Kasten aus Aliefa: Auswahl von Tier und Bewerber, darunter ein lokaler Matching-Score von 70 Prozent, aufgeschlüsselt nach Tiererfahrung, geklärter Urlaubsbetreuung und Kindern im Haushalt, mit dem Hinweis, dass es sich nur um eine Entscheidungshilfe handelt.
Der Vorschlag wird aufgeschlüsselt – Beispieldaten.

Datenschutz

Ein Tierschutzverein verarbeitet mehr Personendaten, als ihm lieb ist

Bewerber, Paten, Mitglieder, Pflegestellen – dazu Wohnungsfotos aus Vorkontrollen. Das ist ein Bereich, in dem gut gemeinte Vereinsarbeit schnell in Bereiche gerät, die die DSGVO regelt. Aliefa hat dafür einen eigenen Bereich statt einer Fußnote.

  • Einwilligungen je Kanal. Ob jemand Post, E-Mail oder Messenger zugestimmt hat, steht am Datensatz – nicht in der Erinnerung der Person, die den Kontakt hatte.
  • Aufbewahrungsfristen. Zu jeder Person ist hinterlegt, ab wann sie zu prüfen ist. Was ansteht, erscheint als Prüfung.
  • Auskunft auf Knopfdruck. Verlangt jemand Auskunft nach Art. 15 DSGVO, lässt sich sein Datensatz als JSON oder CSV ausgeben, statt ihn aus fünf Listen zusammenzusuchen.
  • Anonymisieren statt löschen. Wo Zahlen für die Buchhaltung erhalten bleiben müssen, kann die Person anonymisiert werden – der Vorgang bleibt, der Name verschwindet.
  • Protokoll. Änderungen sind nachvollziehbar; das System führt ein Audit-Protokoll.
  • Getrennte Mandanten. Mehrere Vereine können dasselbe System nutzen, ohne die Daten des anderen zu sehen. Rollen und Rechte je Verein.
Datenschutzbereich von Aliefa: Register der Personen mit Gruppe, erteilten Einwilligungen, Datum der nächsten Prüfung und Status, dazu Kennzahlen zu fälligen Prüfungen und anonymisierten Datensätzen.

Häufige Fragen

Was uns dazu gefragt wird

Für wen ist Aliefa gedacht?

Für Tierschutzvereine, die Tiere aufnehmen, in Pflegestellen betreuen und vermitteln – auch über Landesgrenzen hinweg, mit Transporten und den zugehörigen Unterlagen. Der Zuschnitt kommt aus dieser Arbeit: Es gibt eine Tierakte statt einer Kundenkartei, eine Vermittlungsstrecke statt eines Verkaufstrichters und Pflegestellen statt eines Lagers.

Vereine, die nur Spenden verwalten, brauchen Aliefa nicht. Für die reicht eine Mitgliederverwaltung.

Wo liegen die Daten?

Wo Sie es wollen. Aliefa läuft im Browser und lässt sich auf einem Server betreiben, den Sie selbst haben oder den wir für Sie betreiben. Was nicht passiert: dass Bewerberdaten und Wohnungsfotos aus Vorkontrollen bei einem Anbieter landen, den niemand im Verein benennen kann.

Die Assistenzfunktion arbeitet regelbasiert und überträgt nichts an externe KI-Dienste.

Können wir die Tiere auf unserer Website zeigen?

Ja. Tierprofile werden in Aliefa gepflegt und für die Website freigegeben; der Vermittlungsstatus wandert automatisch mit, damit kein vermitteltes Tier weiter beworben wird. Für die Anbindung stehen REST-Endpunkte bereit, die sich aus WordPress oder einer anderen Website abfragen lassen.

Wenn Sie mögen, machen wir die Website gleich mit – das ist unser Tagesgeschäft.

Was kostet Aliefa?

Dazu steht hier bewusst keine Zahl. Der Preis hängt davon ab, ob Sie einen eigenen Server haben oder wir den Betrieb übernehmen, wie viele Personen damit arbeiten und ob Ihre Website mit angebunden wird. Wir nennen Ihnen den Betrag im Gespräch, bevor Sie sich entscheiden – nicht auf der Rechnung.

Wie fangen wir an?

Mit einer Vorführung von etwa einer Stunde, gern an Ihren eigenen Beispielen. Danach wissen Sie, ob es passt. Bestehende Listen lassen sich per CSV übernehmen; Ihre Daten lassen sich jederzeit wieder vollständig exportieren.

Wenn es nicht passt, sagen wir Ihnen das auch.

Dazu passend

Wie wir arbeiten

Aliefa ist eines von sechs Programmen aus eigener Entwicklung. Wie wir dabei vorgehen, steht ausführlich hier.

Unverbindlich

Sehen Sie sich Aliefa an.

Eine Vorführung an Ihren eigenen Beispielen, rund eine Stunde, ohne Kosten. Wir zeigen Ihnen auch, was Aliefa nicht kann.

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