Freigaben in SharePoint und OneDrive
Wo liegen Links, die jeder in der Organisation öffnen kann? Welche Ordner sind offen, obwohl das Projekt seit Jahren beendet ist? Welche Bibliotheken haben eine andere Vererbung als gedacht?
Copilot & KI-Governance
Copilot einführen, ohne die Kontrolle abzugeben
Microsoft 365 Copilot ist schnell freigeschaltet. Das Problem beginnt danach: Er findet zuverlässig jede Datei, auf die ein Nutzer Zugriff hat – auch die, von der niemand mehr wusste, dass sie für alle freigegeben ist. Deshalb fangen wir bei den Berechtigungen an, nicht bei der Lizenz.
Erst prüfen, dann freischalten Pilotgruppe statt Vollausstattung KI-Richtlinie auf einer Seite Schulungsnachweis inklusive
Der Kernpunkt
Copilot schafft keine neuen Zugriffsrechte. Er macht die alten sichtbar.
Über Jahre entstehen in jedem Haus Freigaben, an die sich niemand erinnert: ein Ordner, der für ein Projekt geöffnet wurde, ein Link „für alle in der Organisation“, eine Gruppenmitgliedschaft nach einem Abteilungswechsel. Solange gesucht werden musste, fiel das nicht auf. Ein Werkzeug, das auf Zuruf in Sekunden über den gesamten Bestand sucht, ändert genau das.
Technisch hält sich Copilot an die bestehenden Berechtigungen – das ist korrekt und wird von Microsoft auch so beschrieben. Praktisch heißt es: Was zu weit freigegeben ist, wird jetzt gefunden. Das ist kein Fehler des Produkts, sondern eine Bestandsaufnahme, die sich nicht mehr aufschieben lässt.
Deshalb ist die Reihenfolge entscheidend. Wer erst freischaltet und dann aufräumt, räumt unter Beobachtung auf.
Vor der Freischaltung
Was wir uns ansehen
Die Prüfung dauert in einem mittelständischen Betrieb wenige Tage und ergibt eine Liste mit Befunden, nach Dringlichkeit geordnet – unabhängig davon, ob Copilot am Ende eingeführt wird.
Gruppen und Rechte
Wer ist noch Mitglied in Gruppen, aus denen er längst heraus gehört – nach Abteilungswechsel, nach Vertretung, nach Austritt? Verschachtelte Gruppen sind dabei der häufigste blinde Fleck.
Vertrauliche Ablagen
Personalakten, Verträge, Kalkulationen, Arztunterlagen. Diese Bereiche werden ausgenommen, bevor irgendetwas freigeschaltet wird – und zwar technisch, nicht per Hinweis.
Datenklassifizierung
Kennzeichnung vertraulicher Dokumente, damit die Einschränkung nicht an jedem einzelnen Ordner hängt und auch dann noch wirkt, wenn eine Datei verschoben wird.
Lizenzzuschnitt
Wer braucht Copilot wirklich? Eine Vollausstattung ist selten der günstigste Einstieg – und selten die Gruppe, die den Nutzen zuerst zeigt.
Pilotgruppe
Eine Abteilung, vier Wochen, ausgewertet. Danach entscheidet sich das Ausrollen an Erfahrung statt an Erwartung.
Schon heute verbindlich: KI-Kompetenz nach Artikel 4
Seit dem 2. Februar 2025 müssen Betriebe, die KI einsetzen, dafür sorgen, dass die damit befassten Beschäftigten über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Das gilt auch dann, wenn lediglich ein Sprachmodell für Recherche und Textentwürfe benutzt wird – und betrifft damit praktisch jeden Betrieb, in dem jemand ein solches Werkzeug geöffnet hat. Nachweisbar wird die Pflicht über dokumentierte Schulung.
Rechtlicher Rahmen
Was die KI-Verordnung von Ihrem Betrieb verlangt
Die Verordnung gilt gestaffelt. Für die meisten Betriebe sind nur zwei Zeilen dieser Tabelle praktisch relevant – die erste, weil sie längst gilt, und die letzte, weil sie eine Einordnung verlangt.
KI-Richtlinie
Eine Seite, die jeder liest
Ein Regelwerk, das niemand öffnet, schützt niemanden. Unsere Vorlage beantwortet sechs Fragen auf einer Seite – Sie passen sie an Ihr Haus an, statt bei null anzufangen.
- Welche KI-Werkzeuge freigegeben sind – und welche ausdrücklich nicht
- Was hineingeschrieben werden darf und was nie: Personaldaten, Gesundheitsdaten, Zugangsdaten, fremdes Vertrauliches
- Wer Ergebnisse prüft, bevor sie das Haus verlassen
- Wie KI-erzeugte Inhalte gekennzeichnet werden
- An wen man sich bei Zweifeln wendet – mit Namen, nicht mit einer Funktionsbezeichnung
- Wie die Schulung nachgewiesen wird
Was wir nicht leisten
Rechtsberatung und die rechtliche Freigabe der Richtlinie. Die Rolle des Datenschutzbeauftragten. Zusagen zur Einstufung Ihrer Anwendung nach der KI-Verordnung. Wir arbeiten mit Ihrem Anwalt oder Datenschutzbeauftragten zusammen und liefern, was dort gebraucht wird: Verzeichnisse, Protokolle und technische Beschreibungen.
Häufige Fragen
Fragen zu Copilot und KI-Governance
Müssen wir unsere Beschäftigten wirklich schulen?
Ja, wenn im Haus KI eingesetzt wird. Artikel 4 der KI-Verordnung gilt seit Februar 2025 und verlangt ausreichende KI-Kompetenz der damit befassten Personen. Der Umfang richtet sich nach dem Einsatz – eine Belegschaft, die Textentwürfe erzeugt, braucht weniger als ein Team, das Bewerbungen vorsortiert. Wichtig ist, dass die Schulung stattfindet und dokumentiert ist.
Lohnt sich Copilot für uns?
Das hängt davon ab, wie gepflegt Ihre Ablage ist. In einem Haus mit sauberen Berechtigungen und viel Dokumentenarbeit lohnt er sich schnell. In einem Haus mit gewachsenen Freigaben ist das Aufräumen der größere Posten – und der notwendige erste Schritt. Nach der Prüfung sagen wir Ihnen, welcher der beiden Fälle vorliegt.
Können wir Copilot auf einzelne Abteilungen begrenzen?
Ja, die Lizenz wird je Nutzer vergeben. Der empfohlene Weg ist ohnehin eine Pilotgruppe, deren Ergebnisse über das Ausrollen entscheiden – das spart im Zweifel den größeren Teil der Lizenzkosten.
Was ist mit Beschäftigten, die privates ChatGPT benutzen?
Das ist der Normalfall und meistens der eigentliche Anlass. Eine Verbotsanweisung ohne Alternative verlagert es nur auf private Geräte. Deshalb gehören Richtlinie und ein freigegebenes Werkzeug zusammen – sonst wirkt keines von beiden.
Brauchen wir ein Verzeichnis unserer KI-Systeme?
Eine Übersicht, welche KI-Werkzeuge im Haus eingesetzt werden, wofür und mit welchen Daten, ist in jedem Fall sinnvoll – für die Einordnung nach der KI-Verordnung, für das Verarbeitungsverzeichnis nach DSGVO und schlicht, um zu wissen, was läuft. Wir erstellen sie zusammen mit Ihnen; die rechtliche Bewertung nimmt Ihr Datenschutzbeauftragter vor.
Sind unsere Daten bei Copilot sicher?
Die Verarbeitung findet im Rahmen Ihres Microsoft-365-Vertrags statt, und die bestehenden Berechtigungen gelten weiter. Die offene Frage ist deshalb selten Microsoft, sondern der eigene Berechtigungsbestand. Für Unterlagen, die das Haus grundsätzlich nicht verlassen sollen, ist ein KI-Chat auf eigenem Server der passendere Weg.
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Erst aufräumen, dann freischalten
Die Prüfung zeigt in wenigen Tagen, was Copilot sonst als Erstes findet
Sie bekommen eine Liste mit Befunden nach Dringlichkeit – nützlich unabhängig davon, ob Copilot am Ende eingeführt wird. Und die Antwort auf die Frage, ob sich die Lizenz für Ihr Haus rechnet.
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