Teams, SharePoint, OneDrive: wo gehört welche Datei hin?

Nach dem Löschen des Kontos bleibt der Inhalt standardmäßig eine begrenzte Zeit erhalten und ist über die Verwaltung zugänglich – danach ist er weg. Diese Frist lässt sich verlängern, aber man muss daran denken, bevor das Konto gelöscht wird.

Der bessere Weg ist, das Problem gar nicht entstehen zu lassen: Wenn geschäftliche Unterlagen in SharePoint liegen, betrifft das Ausscheiden nur noch Entwürfe.

Nicht zwangsläufig und vor allem nicht auf einmal. Große Datenbestände, auf die ständig zugegriffen wird, und Fachanwendungen mit eigener Dateiablage bleiben oft besser im Haus.

Sinnvoll ist der schrittweise Weg: erst die Ablagen umziehen, an denen gemeinsam gearbeitet wird, dann die Archive, zuletzt – wenn überhaupt – die Fachanwendungen. Beides parallel zu betreiben ist ein Zustand, kein Scheitern.

Drei bis vier Ebenen sind ein guter Maßstab. Tiefere Strukturen werden nicht mehr eingehalten, weil niemand weiß, wo etwas hingehört, und sie stoßen an technische Grenzen bei der Pfadlänge.

Was tiefe Strukturen ersetzt, ist die Suche – die in SharePoint gut funktioniert, sofern Dateien vernünftig benannt sind. Zehn Minuten in eine Namenskonvention investiert, ersparen Jahre an Sucherei.

Wenn es jeder darf, entstehen binnen eines Jahres dreißig Teams mit überlappenden Themen, von denen die Hälfte verwaist ist. Wenn es niemand darf, entstehen Umgehungslösungen über E-Mail und private Chats.

Der Mittelweg: Anlegen über eine benannte Stelle, dafür schnell und unbürokratisch. Dazu eine jährliche Durchsicht, welche Teams noch gebraucht werden.

Microsoft sichert die eigene Infrastruktur, nicht Ihre Daten gegen Ihre eigenen Fehler. Eine gelöschte Datei ist nach Ablauf der Papierkorbfristen endgültig weg – bei einem versehentlich gelöschten Ordner, der Monate später auffällt, hilft das nicht.

Eine eigene Sicherung von Postfächern, OneDrive und SharePoint ist deshalb kein Luxus. Wir sehen sie bei Übernahmen deutlich seltener, als man annehmen würde.