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KI-Chat im eigenen Haus

Ein KI-Chat, der Ihre Unterlagen kennt und Ihr Haus nicht verlässt

Ihre Belegschaft benutzt bereits KI – nur mit privaten Konten, auf privaten Geräten, mit Betriebsdaten in fremden Chatfenstern. Ein eigener KI-Chat beendet das, ohne jemandem etwas wegzunehmen.

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Läuft auf Ihrem Server Antworten mit Quellenangabe Rechte je Gruppe Modell jederzeit austauschbar

Der Unterschied

Warum Antworten mit Quelle der eigentliche Punkt sind

Ein Sprachmodell ohne Zugriff auf Ihre Unterlagen erfindet Plausibles. Das ist keine Schwäche eines bestimmten Anbieters, sondern die Funktionsweise: Es sagt das wahrscheinlichste nächste Wort voraus, nicht das richtige.

Deshalb arbeitet unser Aufbau anders herum. Die Frage wird zuerst gegen Ihre freigegebenen Dokumente gesucht, die gefundenen Stellen werden dem Modell mitgegeben, und die Antwort verweist auf Datei und Abschnitt. Wer nachprüfen will, klickt. Und wer nichts findet, bekommt „dazu steht nichts in den Unterlagen“ statt einer erfundenen Auskunft.

Das ändert auch, wie mit dem Werkzeug umgegangen wird: Eine Antwort mit Fundstelle wird geprüft, eine Antwort ohne wird geglaubt.

  • Ihre Dokumente werden durchsucht, nicht eingelernt – das Modell bleibt unverändert
  • Deshalb ist ein Modellwechsel jederzeit möglich, ohne dass Wissen verloren geht
  • Keine Antwort ohne Beleg – die Fundstelle steht darunter

Im Alltag

Wofür der Chat tatsächlich benutzt wird

Nicht für spektakuläre Dinge, sondern für die kleinen Unterbrechungen, die zusammen den halben Tag ausmachen.

Nachschlagen statt suchen

„Welche Kündigungsfrist steht im Rahmenvertrag mit Lieferant X?“ – Antwort mit Fundstelle, statt zwanzig Minuten in der Ablage und einem Anruf bei der Kollegin, die den Vertrag damals gemacht hat.

Erster Entwurf

Angebotstext, Absage, Protokoll, Stellenausschreibung. Die Form steht in Sekunden, der Inhalt bleibt Ihre Sache. Gerade für ungeliebte Texte ist der leere Bildschirm die eigentliche Hürde.

Einarbeitung

Neue Beschäftigte fragen die Hausdokumentation, statt Kolleginnen zu unterbrechen. Was dabei nicht beantwortet werden kann, zeigt zugleich, wo die Dokumentation Lücken hat.

Erste Stufe im Support

Wiederkehrende Fragen beantwortet der Chat aus Ihren eigenen Anleitungen. Was er nicht sicher beantworten kann, geht weiter an einen Menschen – mit dem bisherigen Verlauf.

Übersetzen

Innerhalb des Hauses, ohne dass ein Vertragsentwurf oder eine Personalangelegenheit durch einen öffentlichen Übersetzungsdienst läuft.

Zusammenfassen

Lange Protokolle, Ausschreibungen, Prüfberichte – mit Verweis auf die Stellen, die dahinterstehen, damit die Zusammenfassung überprüfbar bleibt.

Leistungsumfang

Was wir einrichten

Der Aufbau ist in wenigen Tagen fertig. Die Zeit geht anschließend in die Datenquellen und in die Frage, wer was sehen darf – dort entscheidet sich, ob das Werkzeug im Betrieb ankommt.

  • Server im Rechenzentrum oder auf Ihrer vorhandenen Hardware
  • Auswahl und Einrichtung des Sprachmodells, passend zur Aufgabe und zur verfügbaren Leistung
  • Anmeldung über Ihre bestehenden Benutzerkonten, mit Zwei-Faktor-Anmeldung
  • Oberfläche mit Ihrem Logo und Ihrem Namen
  • Anbindung der ersten Wissensquellen – Dateiablage, SharePoint, Intranet, Handbücher
  • Rechte je Gruppe – der Vertrieb sieht andere Ordner als die Buchhaltung
  • Einweisung der Belegschaft und ein Merkblatt, was hineingehört und was nicht

Nicht enthalten
Das Aufräumen gewachsener Berechtigungen im Altbestand – das ist ein eigenes Projekt und meistens das größere. Die Digitalisierung von Papierakten. Zusagen zur Richtigkeit einzelner Antworten. Und die rechtliche Freigabe durch Anwalt oder Datenschutzbeauftragten. Diese Aufzählung ist der ehrliche Teil des Angebots: Wer sie weglässt, verschiebt die Fragen nur nach hinten.

Was das für den Datenschutz bedeutet

Personenbezogene Daten in den durchsuchten Ordnern bleiben personenbezogene Daten. Die Rechtsgrundlage ändert sich durch die KI nicht – es entscheiden die Zugriffsrechte. Genau deshalb steht das Prüfen der Berechtigungen in unserem Ablauf vor der Freischaltung und nicht danach. Die rechtliche Bewertung gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten; wir liefern ihm die technischen Angaben, die er dafür braucht.

Ablauf

Eine Abteilung, eine Wissensquelle, sechs Wochen

Klein anfangen ist hier keine Vorsichtsmaßnahme, sondern der schnellere Weg. Nach sechs Wochen ist die Diskussion im Haus nicht mehr theoretisch.

  1. Aufgabe und Quelle festlegen

    Welche Fragen sollen beantwortet werden, und aus welchen Unterlagen? Eine Quelle, die gepflegt ist, bringt mehr als fünf, die niemand aufgeräumt hat.

  2. Einrichten und anbinden

    Server, Modell, Anmeldung, Rechte, erste Wissensquelle. In der Regel wenige Tage.

  3. Pilotgruppe arbeitet damit

    Eine Abteilung benutzt den Chat im Alltag. Wir sehen uns an, welche Fragen unbeantwortet bleiben, und ergänzen Quellen oder Rechte.

  4. Entscheiden

    Ausrollen, anders zuschneiden oder sein lassen. Die Grundlage sind Erfahrungen aus dem eigenen Haus, nicht die Werbung eines Anbieters.

Häufige Fragen

Fragen zum KI-Chat

Welches Modell setzen Sie ein?

Das entscheidet die Aufgabe. Für den Betrieb im eigenen Haus kommen Modelle mit offenen Gewichten in Frage, die vollständig auf Ihrem Server laufen. Für Aufgaben ohne vertrauliche Inhalte kann ein Anbietermodell sinnvoller sein, weil es mehr kann. Wir legen uns nicht fest, und Sie bleiben wechselfähig.

Wie schnell antwortet das?

Auf passender Hardware im Sekundenbereich. Die Antwortzeit hängt an Modellgröße und Serverleistung – beides messen wir im Machbarkeitstest, bevor etwas gekauft wird.

Was ist mit Beschäftigten, die es nicht benutzen wollen?

Dann benutzen sie es nicht. Wir haben noch kein Haus gesehen, in dem eine Pflicht dazu etwas verbessert hätte. Die Erfahrung ist: Zwei oder drei Leute finden einen Nutzen, erzählen davon, und der Rest kommt von selbst – oder eben nicht, was dann auch eine Antwort ist.

Können wir klein anfangen?

Das ist der empfohlene Weg: eine Abteilung, eine Wissensquelle, sechs Wochen. Die Einrichtung bleibt dieselbe, wenn später mehr dazukommt – es wächst, statt noch einmal von vorn zu beginnen.

Sieht der Chat alles, was in unseren Ordnern liegt?

Nur, was freigegeben wurde, und je Benutzer nur das, was seine Gruppe ohnehin sehen darf. Damit das stimmt, müssen die Berechtigungen stimmen – deshalb sehen wir sie uns vor der Freischaltung an. Ein KI-Chat legt gewachsene Freigaben schneller offen als jede Revision.

Was kostet der Betrieb?

Er besteht aus Serverleistung und Betreuung. Beides hängt an der Zahl der Nutzer und an der Modellgröße; deshalb steht die Zahl nach dem Machbarkeitstest fest und nicht davor. Was wir vorher sagen können, ist die Größenordnung und woran sie sich ändert.

Zum Weiterlesen

Passende Leistungen und Beiträge

Erst messen, dann kaufen

Der Machbarkeitstest endet mit einer Zahl, nicht mit einer Präsentation

Wir nehmen eine Ihrer echten Wissensquellen und eine Liste echter Fragen aus Ihrem Haus. Danach wissen Sie, wie viele davon brauchbar beantwortet werden – und können auf dieser Grundlage entscheiden.

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