Fallstudie · Telefonanlagen
Zwei Telefonanlagen, ersetzt durch eine
Eine Organisation mit Standorten in Köln und Hechingen betrieb an beiden Orten eigene hardwarebasierte Telefonanlagen. INFONET hat rund 50 Nebenstellen auf einer gemeinsamen 3CX Cloud-Telefonanlage zusammengeführt – mit einem Einsparpotenzial von fast 12.000 € im Jahr.
Ausgangslage
Zwei Anlagen, die nichts voneinander wussten
An beiden Standorten lief jeweils eine eigene hardwarebasierte Telefonanlage. Das verursachte nicht nur laufende Betriebs- und Wartungskosten, sondern erschwerte auch die standortübergreifende Kommunikation. Änderungen an Nebenstellen, Rufgruppen oder Weiterleitungen mussten innerhalb der jeweiligen Anlage vorgenommen werden – zweimal dieselbe Arbeit, wenn beide Standorte betroffen waren.
Gleichzeitig liefen Kosten für Telefonanschlüsse sowie für nationale und internationale Gespräche. Telefonietechnisch bildeten die beiden Standorte keine gemeinsame Plattform.
Eine Erweiterung oder Modernisierung der vorhandenen Hardware hätte weitere Investitionen bedeutet – in eine Architektur, die das eigentliche Problem nicht löst.
Vorher und nachher
Was sich geändert hat
Die zentrale Plattform
Was seither an einer Stelle verwaltet wird
Die zentrale 3CX-Umgebung übernimmt die Telefonie für beide Standorte. Nebenstellen, Benutzer, Rufnummern und Telefoniefunktionen werden gemeinsam verwaltet:
- Zentrale Verwaltung aller Nebenstellen
- Interne Gespräche zwischen beiden Standorten
- Rufgruppen und Weiterleitungen
- Zentrale Rufnummernverwaltung
- Voicemail
- Zeitabhängige Rufsteuerung
- Individuelle Benutzerkonfiguration
- Desktop-, Smartphone- und Homeoffice-Nutzung
Wirtschaftlichkeit
Fast 12.000 € Einsparpotenzial im Jahr
Neben der technischen Verbesserung war die Wirtschaftlichkeit ein ausdrückliches Projektziel. Durch die Ablösung der beiden Hardware-Anlagen, die Konsolidierung der Telefonanschlüsse und die Optimierung der nationalen und internationalen Gesprächskosten wurde ein Einsparpotenzial von fast 12.000 € pro Jahr erreicht – rund 1.000 € im Monat.
Über fünf Jahre gerechnet ergibt das gegenüber der vorherigen Kostenstruktur annähernd 60.000 €, sofern die zugrunde liegenden Kostenverhältnisse vergleichbar bleiben. Die Zahl beschreibt diesen Fall mit seinem konkreten Gesprächsaufkommen; sie lässt sich nicht ohne Weiteres auf einen anderen Betrieb übertragen.
Hinzu kommt, was sich schlechter beziffern lässt: Wartungsaufwand, Ersatzteilbedarf, Investitionen in Anlagenhardware und der Aufwand für Erweiterungen entfallen weitgehend. Eine neue Nebenstelle ist heute eine Konfigurationsfrage.
Sicherheit
Eine Telefonanlage im Netz ist ein Ziel
Missbrauchte SIP-Zugänge sind einer der häufigsten Wege, auf denen ungewollte Telefonkosten entstehen. Konfiguriert wurden deshalb:
- Firewall-Konfiguration für beide Standorte
- Gesicherte 3CX-Anbindung
- Benutzer- und Nebenstellenberechtigungen
- SIP-Konfiguration
- Rufnummernmanagement
- Schutz der administrativen Zugänge
- Update- und Wartungskonzept
Ergebnis
Eine Plattform, ein Ansprechpartner
Aus zwei getrennten hardwarebasierten Anlagen wurde eine gemeinsame, standortübergreifende Cloud-Telefonanlage für rund 50 Nebenstellen. Die Entfernung zwischen den Standorten spielt für die interne Telefonie praktisch keine Rolle mehr.
INFONET betreut die Anlage auch nach der Migration: 3CX-Administration, neue Benutzer und Nebenstellen, Rufgruppen, Weiterleitungen, Rufnummern, SIP-Trunks, Geschäftszeiten, Fehleranalyse, Updates und Unterstützung der Anwender. Für die gesamte Telefonie gibt es damit eine Stelle, an die man sich wendet.
- Zwei Hardware-Telefonanlagen ersetzt
- Rund 50 Nebenstellen zentral verwaltet
- Flexiblere Arbeitsplätze – Homeoffice und Smartphone möglich
- Einfachere Erweiterbarkeit bei geringerer Hardwareabhängigkeit
- Optimierte Telefonkosten national und international
- Laufende Betreuung durch INFONET
Projektdaten auf einen Blick
2 Standorte · Köln und Hechingen · ca. 50 Nebenstellen · 2 Hardware-Telefonanlagen ersetzt · 1 zentrale 3CX Cloud-Telefonanlage · nationale und internationale Telefonie optimiert · fast 12.000 € Einsparpotenzial pro Jahr · zentrale Administration · laufende Betreuung durch INFONET
Häufige Fragen
Was Interessenten dazu meistens fragen
Lässt sich diese Einsparung auf unseren Betrieb übertragen?
Nicht ohne Rechnung. Die genannte Größenordnung ergibt sich aus zwei abgelösten Hardware-Anlagen, konsolidierten Anschlüssen und einem bestimmten Gesprächsaufkommen mit internationalem Anteil. Wir schauen uns Ihre letzten Telefonrechnungen und Wartungsverträge an und rechnen es für Ihren Fall durch – vorher ist jede Zahl geraten.
Können wir unsere Rufnummern behalten?
In aller Regel ja, die Nummern werden portiert. Das ist ein eigener Schritt mit eigenen Fristen und gehört deshalb früh in die Planung, nicht an das Ende der Umstellung.
Was passiert, wenn die Internetleitung ausfällt?
Eine berechtigte Frage bei jeder Cloud-Telefonanlage. Übliche Antworten sind eine zweite Leitung, eine Umleitung auf Mobilnummern bei Ausfall oder die Nutzung der Anlage über das Mobilfunknetz per App. Wie weit man das treibt, hängt davon ab, was ein Telefonieausfall im Betrieb kostet.
Müssen wir neue Telefone kaufen?
Nicht zwingend. Ob vorhandene IP-Telefone weiterverwendet werden können, hängt vom Modell ab; wir prüfen das vor der Umstellung. Wer ohnehin überwiegend am Rechner oder am Smartphone telefoniert, braucht unter Umständen deutlich weniger Tischtelefone als vorher.
Hinweis zur Vertraulichkeit
Aus Gründen der Vertraulichkeit veröffentlichen wir Kundennamen und Ansprechpartner nur mit ausdrücklicher Zustimmung. Bei konkretem Interesse stellen wir nach Rücksprache mit dem Referenzkunden gerne einen persönlichen Kontakt her.
Kostenloses Erstgespräch
Was kostet Ihre Telefonie heute wirklich?
Wartungsvertrag, Anschlüsse, Gesprächskosten und der Aufwand für jede Änderung – zusammengerechnet ist es meist mehr als gedacht. Wir rechnen es mit Ihnen durch und sagen ehrlich, ob sich ein Wechsel lohnt.
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