KI in bestehende Software
Der schnellste Nutzen entsteht selten in einem neuen Programm, sondern dort, wo heute abgetippt, sortiert und gesucht wird. Wir bauen KI in Ihre vorhandene Anwendung ein – oder in unsere eigenen Produkte, in denen sie bereits arbeitet.
Die Ausgangslage
In fast jedem Betrieb gibt es eine Stelle, an der Angaben von einem Dokument in eine Maske wandern: Rechnungen, Lieferscheine, Zeitnachweise, Formulare. Diese Arbeit ist ungeliebt, fehleranfällig und wird selten gemessen – weshalb kaum jemand weiß, was sie tatsächlich kostet.
Genau hier ist die Technik heute belastbar, vorausgesetzt, zwei Dinge stimmen: Es gibt eine Prüfschwelle, unterhalb derer ein Mensch entscheidet, und es gibt eine Messung, die zeigt, wie gut die Erkennung wirklich ist. Ohne beides wird aus Zeitersparnis Nacharbeit.
Weil wir selbst Software entwickeln, bauen wir die Erkennung nicht daneben, sondern in die Maske, in der gearbeitet wird. Der Unterschied klingt klein und entscheidet darüber, ob das Werkzeug benutzt wird.
Einbauten
Jede davon lässt sich einzeln einführen und einzeln messen. Der übliche Weg beginnt mit den Belegen, weil dort die Zeitersparnis am leichtesten nachzuweisen ist.
Rechnung, Lieferschein, Formular: Betrag, Datum, Nummer, Steuersatz und Positionen werden erkannt und in die Erfassungsmaske geschrieben. Jeder Wert bekommt eine Sicherheit; alles unterhalb der Schwelle landet in der Prüfliste statt in der Buchung. Der entscheidende Teil ist nicht die Erkennung, sondern die Schwelle – sie bestimmt, ob jemand Zeit spart oder hinterherräumt.
Eingehende Nachrichten und Dokumente werden dem richtigen Objekt, Projekt oder Konto zugeordnet, auch wenn Betreff und Aktenzeichen fehlen. Vorschlag samt Begründung, Bestätigung per Klick – und die Korrekturen verbessern die nächste Runde.
Fragen an zwanzig Jahre Ablage, beantwortet mit Fundstelle. Ohne Umzug in ein neues Dokumentensystem und ohne dass jemand die gewachsene Ordnerstruktur neu erfinden muss.
Mahnung, Terminbestätigung, Übergabeprotokoll – als Entwurf, gefüllt mit den Daten des geöffneten Vorgangs. Gesendet wird nach Durchsicht, und der Entwurf spart genau den Teil, der jedes Mal gleich ist.
Aus der eigenen Entwicklung
In unserer Immobilienverwaltung läuft die Belegerkennung als eigener Dienst. Der Ablauf zeigt, warum die Erkennung allein nicht genügt – erst die Prüfung gegen ein festes Schema macht sie brauchbar.
PDF oder Foto, auch schief aufgenommen, auch mehrseitig. Die Qualität der Vorlage entscheidet mehr über das Ergebnis als das Modell.
Betrag, Datum, Steuersatz, Lieferant, Positionen – je Feld mit einer Sicherheit. Ein Feld ohne Sicherheitsangabe ist für die weitere Verarbeitung wertlos.
Rechnet die Summe? Passt der Steuersatz? Ist der Lieferant bekannt? Was nicht aufgeht, geht nicht durch. Diese Prüfung fängt Fehler, die ein Sprachmodell selbst nicht bemerkt.
Ein Mensch bestätigt oder korrigiert. Die Korrekturen werden ausgewertet – dort zeigt sich, welche Belegarten noch Schwierigkeiten machen.
Vorgehen
Die erste Phase ist die wichtigste: Ohne Messung an Ihren eigenen Unterlagen ist jede Aussage zur Erkennungsgüte Werbung.
Wo die Grenze verläuft
Sprachmodelle rechnen nicht, sie schätzen. Deshalb wird bei uns keine Summe von einem Modell gebildet, sondern in der Fachanwendung gerechnet und gegen den erkannten Wert geprüft. Und: Die buchhalterische und steuerliche Verantwortung bleibt unverändert bei Ihnen und Ihrem Steuerberater – die Prüfschwelle ist kein Kleingedrucktes, sondern der Aufbau: Unsichere Werte werden vorgelegt, nicht gebucht.
Häufige Fragen
Wenn sie eine Schnittstelle, eine zugängliche Datenbank oder einen Import hat, in der Regel ja. Wir sehen uns die Anwendung im Erstgespräch an. Wo ein Hersteller keine Schnittstelle vorsieht, sagen wir das, statt einen Umweg zu bauen, der beim nächsten Update bricht.
Nein. Wir betreuen seit jeher vorhandene Hard- und Software weiter, statt sie auszutauschen. Für KI gilt dasselbe: Der Einbau soll die Arbeit an der Stelle erleichtern, an der sie heute stattfindet.
Das hängt an Ihren Belegen – saubere PDF-Rechnungen liegen deutlich über abfotografierten Quittungen. Deshalb nennen wir keine Quote, bevor wir an Ihren Unterlagen gemessen haben. Genau das ist der Zweck des Machbarkeitstests.
Die Freigabe bleibt bei Ihnen, und das ist keine Formulierung, sondern der Aufbau: Unsichere Werte werden nicht gebucht, sondern vorgelegt. Buchhalterische und steuerliche Verantwortung liegen unverändert bei Ihnen und Ihrem Steuerberater.
Nur, wenn Sie das wollen. Die Erkennung lässt sich auf einem Server im eigenen Haus betreiben; bei manchen Belegarten ist ein Anbietermodell genauer. Wir sagen vorher, welcher Weg welche Daten wohin gibt, und Sie entscheiden – das gehört auch in Ihr Verarbeitungsverzeichnis.
Das kommt vor, etwa wenn ein Lieferant sein Rechnungsformular ändert. Deshalb wird die Quote laufend ausgewertet und nicht nur bei der Abnahme gemessen. Fällt sie ab, sehen wir uns die betroffene Belegart an – das ist Teil des Betriebs.
Zum Weiterlesen
Leistung
Individualsoftware, Schnittstellen und Apps aus eigener Entwicklung.
LesenLeistung
Wenn nicht nur erkannt, sondern auch bearbeitet werden soll.
LesenProdukte
Software, die wir selbst entwickeln und betreiben.
LesenReferenzen
Abgeschlossene Projekte mit Ausgangslage, Vorgehen und Ergebnis.
LesenMachbarkeitstest
Nach dem Test steht eine Zahl je Feld – und Sie entscheiden auf dieser Grundlage, ob der Einbau sich lohnt. Umfang und Preis des Tests werden vorher festgelegt.
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